Passer directement au contenu

Politique sur la protection des renseignements personnels

1.  Généralités

L’Institut de Taoïsme Fung Loy Kok (l’Institut) est résolu à respecter votre droit à la vie privée et à se conformer aux lois canadiennes sur la protection des renseignements privés. Le présent document vise à exposer les grandes lignes de nos politiques et nos pratiques en ce qui concerne la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels de nos donateurs et de nos participants (ces termes sont définis plus loin).

2.  Définitions

« Collecte » signifie recueillir, acquérir, consigner ou obtenir par tout autre moyen les renseignements personnels de quelqu’un.

« Consentement » signifie donner la permission de recueillir, d’utiliser, de divulguer et de consigner des renseignements personnels à certaines fins. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être obtenu oralement, par voie électronique ou par écrit. Un consentement implicite signifie qu’il peut raisonnablement être déduit d’une action ou de l’absence d’action.

« Divulgation » signifie communiquer des renseignements personnels ou les mettre à la disposition de quelqu’un d’autre.

 « Donateur » s’entend d’une personne faisant un don sous forme d’argent ou de titres à l’Institut ou ayant indiqué à l’Institut son intention de le faire. 

« Participant » signifie toute personne qui est actuellement participante ou l’a déjà été ou qui participe à titre de bénévole à des activités de l’Institut, notamment la pratique du Tai Chi TaoïsteMD. 

« Renseignements personnels » signifie tout renseignement, consigné sous quelle que forme que se soit, concernant une personne dont on connaît l’identité.

« Rétention » signifie stockage.

« Utilisation » signifie traitement, manipulation et gestion.

3. Responsabilité

L’Institut prend très au sérieux sa responsabilité en matière de protection des renseignements personnels. Il a l’obligation envers ses participants et ses donateurs d’adopter des pratiques, et de les réviser régulièrement, afin de s’assurer qu’elles correspondent aux pratiques administratives raisonnables et adéquates selon le degré de sensibilité nécessaire à la protection des renseignements personnels contre la perte ou le vol, la modification, la communication, l’accès non autorisé, l’altération et la divulgation. Lorsque l’Institut décide de confier certains services, comme le traitement des données ou des paiements, à un tiers, il choisit avec soin ce fournisseur de services. L’Institut prend toutes les précautions raisonnables pour s’assurer que le fournisseur de services protège les renseignements personnels.

4. Buts de la collecte des renseignements personnels

L’Institut recueille, utilise, communique et conserve les renseignements personnels à certaines fins seulement. Les fins pour lesquelles l’Institut recueille vos renseignements personnels vous sont communiquées au moment ou avant de recueillir ces données. Avec votre permission, l’Institut collecte vos renseignements personnels aux fins suivantes :

●  établir votre identité;

●  établir votre relation avec l’Institut, notamment par vos dons, votre participation aux événements et votre bénévolat, et pour communiquer avec vous concernant la poursuite de votre participation;

●  répondre à vos demandes de renseignements;

●  vous acheminer périodiquement de l’information sur l’Institut ou pour vous inviter à des activités qui correspondent à vos intérêts.

5.  Consentement

Quand une personne choisit de devenir donateur ou participant, elle consent à ce que l’Institut recueille, utilise, communique et conserve ses renseignements personnels conformément à la présente politique. Il est possible que l’Institut cherche à obtenir un autre consentement lorsque la loi l’exige ou lorsqu’il considère qu’il convient de le faire. Une personne est en tout temps libre de refuser ou de retirer son consentement à la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de ses renseignements personnels, en donnant à l’Institut un préavis écrit dans un délai raisonnable sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Un donateur ou un participant peut refuser de fournir ses renseignements personnels, mais cette décision pourrait empêcher le traitement du don ou du paiement. 

6.  Limitation de la collecte, de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Collecte :  Les renseignements personnels sont recueillis directement et uniquement auprès de la personne concernée. L’Institut ne procède que de façon directe et explicite auprès de la personne concernée au moyen de formulaires en ligne ou format papier. Ce formulaire doit au moins faire référence à la présente politique et préciser le but de cette collecte (pour ainsi vous aviser).

Utilisation :  L’Institut utilise les renseignements personnels fournis par les participants et les donateurs conformément à l’usage indiqué précédemment à la section 3, à savoir : a) régir la relation de l’Institut avec les participants et les donateurs en aidant les participants à accomplir leur rôle et leurs responsabilités bénévoles, et les tenir au courant des activités pertinentes de l’Institut; b) régir la relation de l’Institut avec les donateurs en traitant les dons, en produisant des reçus officiels, en confirmant le renouvellement des dons, en conservant l’historique des dons, en informant les donateurs des occasions de faire des dons et en se conformant aux exigences légales et réglementaires.

Divulgation :  L’Institut ne vend, n’échange ni ne loue à des tiers des renseignements personnels. Il peut arriver assez rarement que l’Institut soit tenu de divulguer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée pour se conformer à la loi, à la décision d’un tribunal, à un organisme administratif ou à un autre tribunal administratif. Lorsque l’Institut est légalement tenu de divulguer des renseignements personnels sans consentement, il n’en divulgue pas plus que le minimum requis dans les circonstances. 

Conservation :  L’Institut conserve les renseignements personnels pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des formalités pour lesquelles ils ont été recueillis ou le temps nécessaire pour se conformer aux lois applicables. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires ou pertinents pour l’accomplissement des formalités prévues ou selon le délai de conservation exigé par les lois applicables, l’Institut prend les mesures nécessaires pour que ces renseignements soient supprimés, détruits, effacés, agrégés ou rendus anonymes. L’Institut adopte des pratiques administratives raisonnables pour s’assurer qu’il dispose de méthodes de contrôle, de calendriers et de pratiques convenables pour la conservation et l’élimination des renseignements et des dossiers relatifs aux renseignements personnels. 

7.  Exactitude

L’Institut s’efforce de faire en sorte que tous les renseignements personnels fournis par les participants et les donateurs soient suffisamment exacts, à jour et complets pour permettre l’atteinte du but pour lequel ils ont été obtenus. 

8.  Mesures de protection

L’Institut protège les renseignements personnels qu’il recueille au moyen de mesures de sécurité convenant au caractère confidentiel de ces renseignements, c’est-à-dire : a) des mesures physiques, comme des classeurs verrouillés et la restriction de l’accès aux bureaux; b) des mesures organisationnelles, comme l’habilitation de sécurité et l’application du principe d’accès sélectif; c) des mesures technologiques, comme l’utilisation de mots de passe et le cryptage. L’Institut sensibilise ses employés à l’importance de protéger la confidentialité des renseignements personnels. L’Institut s’assure également de détruire ces renseignements pour éviter que des tiers non autorisés y aient accès.

9.  Transparence

En affichant la présente politique sur son site Web, l’Institut souhaite fournir au public des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques en ce qui concerne sa gestion des renseignements personnels. Si vous ne pouvez pas accéder au site Web de l’Institut ou si vous souhaitez obtenir la politique sur les renseignements personnels dans un autre format, veuillez communiquer avec le dirigeant principal de la protection des renseignements personnels de l’Institut à l’adresse apparaissant à la section 11, plus loin. L’Institut fera de son mieux pour répondre à vos besoins.

10.  Accès aux renseignements personnels

Les participants actifs de l’Institut ont un accès direct en ligne à leurs renseignements personnels au moyen du « Portail des participants ». Ils peuvent ainsi en tout temps consulter, modifier ou supprimer leurs renseignements personnels.

Les anciens participants ou les personnes qui souhaitent modifier leurs renseignements personnels, mais qui ne sont pas en mesure d’y accéder au moyen du Portail des participants, ou qui ne souhaitent pas procéder de la sorte, peuvent s’adresser à l’Institut. Ce dernier répondra à leur demande dans un délai raisonnable, sans frais ou à un coût minime, à moins que l’accès soit refusé pour l’une des  raisons indiquées ci-dessous. Sachez qu’avant de vous fournir ces renseignements, l’Institut doit confirmer votre identité. Il se réserve le droit de refuser l’accès aux renseignements personnels :

  1. S’il n’est pas possible de confirmer l’identité de la personne qui demande l’accès;
  2. Si les renseignements personnels ne sont pas facilement récupérables et que le fardeau ou le coût associé à la recherche est excessif ou disproportionné par rapport à la nature ou à la valeur des renseignements;
  3. Si les renseignements demandés n’existent pas, ne sont pas conservés ou sont introuvables;
  4. Si la communication des renseignements personnels compromet la confidentialité ou les renseignements exclusifs d’intérêt commercial d’une autre personne ou menace la sécurité d’une autre personne;
  5. Si la loi interdit la divulgation des renseignements personnels;
  6. Si les renseignements sont assujettis au secret professionnel ou au privilège lié aux litiges.

Demandes de correction ou de suppression de renseignements personnels : Une personne peut demander à l’Institut de modifier ou de supprimer des renseignements personnels la concernant. Dès lors que cette personne peut démontrer que les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, l’Institut peut les modifier sur demande. Il fera tous les efforts raisonnables pour se conformer à la demande de suppression de renseignements personnels, à condition que des contraintes technologiques ou légales ne limitent pas sa capacité à le faire. Dans l’éventualité où une demande d’accès, de modification ou de suppression serait refusée, l’Institut informera la personne concernée des motifs de ce refus. 

11.  Personne-ressource à qui s’adresser pour les questions et les plaintes

L’Institut a nommé un dirigeant principal de la protection des renseignements personnels, qui veille à la présente politique et s’assure que l’Institut la respecte. Si vous avez des questions ou des plaintes au sujet de : i) l’accès aux renseignements personnels; ii) la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la conservation des renseignements personnels par l’Institut; iii) la présente politique, veuillez communiquer avec l’Institut, à l’attention dirigeant principal de la protection des renseignements personnels  par courriel à headoffice@taoist.org, ou par la poste à l’Institut de taoïsme Fung Loy Kok, 134, rue D’Arcy, Toronto, Ontario, M5T 1K3. L’Institut étudie toutes les plaintes. Dans l’éventualité où une plainte s’avérerait justifiée, l’Institut prendra les mesures adéquates, y compris la modification de ses politiques et procédures, le cas échéant.

12.  Modifications

L’Institut peut en tout temps, sans préavis et à son entière discrétion modifier la présente politique. La version la plus récente se trouve sur le site Web de l’Institut. Consultez-la régulièrement.

Dernière mise à jour :  25 mars 2019

Avis concernant la marque déposée : TAI CHI TAOÏSTE est une marque déposée canadienne de Certmark Holdings Co. Ltd. et est utilisée par l’Institut avec permission et sous licence.

J’accepte
Nous utilisons, entre autres, des cookies pour conserver vos préférences et vous reconnaître d’une visite à l’autre, pour mesurer l’efficacité des campagnes et analyser le trafic. Pour en savoir plus sur les cookies, notamment sur la façon de les désactiver, consultez notre politique en la matière  Politique des Cookies.  En cliquant sur « J’accepte », vous consentez à l’utilisation de cookies, conformément à notre politique en la matière.